Verslag raad van commissarissen
De raad van commissarissen (RvC) heeft in 2024 een mooi, bijzonder en ook intensief jaar gehad. Er speelden veel onderwerpen in en rond de organisatie, waarbij de RvC zijn rol mocht nemen. En dat steeds met als doel ervoor te zorgen dat de hoge kwaliteit en beschikbaarheid van drinkwater voor klanten gegarandeerd blijft, tegen een aanvaardbaar tarief.
Ook in 2024 was er bijzondere aandacht voor de toekomst met betrekking tot de waterwinningen en de daarmee samenhangende benodigde investeringen. Daarbij is ook aandacht besteed aan organisatorische aspecten. Er is, na de vervroegde pensionering van de vorige directeur - een nieuwe directeur geselecteerd en voorgedragen. Er is daarnaast indringend gesproken over de inrichting van de organisatie van projecten en de RvC heeft – samen met de Aandeelhouders – het proces georganiseerd om een nieuw lid van de RvC te werven. Dit nieuwe lid is op 1 januari 2025 gestart.
De RvC zorgt er mede voor dat er steeds kritisch gekeken blijft worden naar de uitgaven. Een belangrijk doel is immers ook dat het drinkwater voor iedereen betaalbaar blijft. De RvC toetst daarbij het beleid, de strategie en de investeringen vanuit verschillende expertises, zodat brede afwegingen kunnen worden gemaakt. Ook bewaakt de RvC dat het bedrijf financieel gezond blijft zodat ook de volgende generaties kunnen rekenen op onberispelijk drinkwater uit de kraan.
Contacten met de ondernemingsraad
De RvC heeft met vaste regelmaat contact met de ondernemingsraad (OR) van Oasen. Die contacten lopen via de voordrachtcommissaris en de voorzitter van de RvC. De voordrachtcommissaris en de voorzitter van de RvC schuiven ook twee keer per jaar aan bij het overleg, als bedoeld in artikel 24 van de Wet op de ondernemingsraden. Dit betreft het overleg tussen de bestuurder en de OR.
In 2024 heeft ook een zogenaamd ‘Gouden-Driehoeksoverleg’ plaatsgevonden. Hierin hebben de voltallige OR, de voltallige RvC en de directeur-bestuurder gesproken over hun onderlinge samenwerking en rolnemingen. Daarnaast zijn partijen daarbij voorgelicht over de internationale aspecten van verontreinigingen van de Rijn; immers de bron voor winningen van Oasen. Dit is verzorgd door de directeur van de Vereniging van Rivierwaterbedrijven, RIWA-Rijn.
Zelfevaluatie en educatie
De RvC reflecteert elk jaar op haar functioneren. Een keer per drie jaar vindt de zelfevaluatie plaats onder begeleiding van een externe deskundige. De overige jaren organiseert de RvC een interne zelfevaluatie. In december 2024 heeft de RvC onder externe begeleiding een zelfevaluatie uitgevoerd. In een open en constructieve sessie zijn het functioneren en de werkwijze van de RvC besproken, met speciale aandacht voor de rollen van de RvC als toezichthouder, adviseur en werkgever. Rolzuiverheid is daarbij een belangrijk thema. Ook het samenspel met de nieuwe directeur- bestuurder, de organisatie en OR is aan de orde geweest.
Werkwijze en vergaderingen
In 2024 hebben zes vergaderingen van de RvC plaatsgevonden, waarbij elke keer alle commissarissen aanwezig waren. De vergaderingen vonden – behalve de eventuele voorbespreking - plaats in het bijzijn van de directeur-bestuurder. Eén van de vergaderingen is gecombineerd met een werkbezoek.
In de aanloop naar een reguliere vergadering vindt overleg plaats tussen de voorzitter van de RvC, de directie en in voorkomend geval de bestuurssecretaris. Buiten de reguliere vergaderingen om wordt de RvC schriftelijk op de hoogte gebracht van relevante lopende zaken. Tijdens de RvC-vergaderingen zijn - afhankelijk van de onderwerpen - diverse leden van het managementteam van Oasen te gast geweest.
Commissies
Om de toezichthoudende taak van de RvC goed te kunnen uitvoeren, zijn er vier commissies ingesteld die een voorbereidende en adviserende taak hebben. Besluitvorming vindt altijd plaats in de RvC-vergadering. De stukken van de commissies zijn toegankelijk voor alle RvC-leden. Een terugkoppeling van de commissievergadering wordt gedaan tijdens de eerstvolgende reguliere RvC-vergadering door het delen van de notulen van de commissie- vergadering en een mondelinge toelichting door de commissievoorzitter. Bij alle vergaderingen zijn alle leden-commissarissen aanwezig geweest.
Werkzaamheden van de auditcommissie
De auditcommissie bereidt de financiële besluitvorming in brede zin van de RvC voor. Haar aandacht is gericht op de financiële informatieverschaffing van Oasen en de verantwoording daarvan.
In 2024 heeft de auditcommissie vijf vergaderingen gehouden. Deze vergaderingen worden in elk geval bijgewoond door de sectormanager Finance & Operations en de directeur. De auditcommissie heeft veel aandacht gehad voor financiële onderwerpen waaronder de kwartaalrapportages, de begroting en tarieven voor 2025, het jaarverslag, de jaarrekening, het treasury jaarplan voor 2025, de spendanalyse, het resultaat van 2024, de financierbaarheid van Oasen op langere termijn en de naleving van de aanbevelingen van de accountant. Ook heeft de auditcommissie in 2024 stilgestaan bij onderwerpen als compliance, risicomanagement, belastingen, inkoopplan, schade en verzekeringen.
Werkzaamheden van de remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie heeft tot doel de werkgeversfunctie van de RvC uit te voeren en adviseert de RvC over het personeels- en bezoldigingsbeleid van het bestuur. De remuneratiecommissie heeft - door het aantreden van de directeur-bestuurder per 1 juni 2024 - één bijeenkomst gehad in 2024. Verder zijn de door de directeur-bestuurder te prioriteren zaken voor 2025 schriftelijk vastgelegd.
Werkzaamheden van de investeringscommissie
De investeringscommissie heeft tot doel het beoordelen en controleren van investeringsbeslissingen die door de RvC goedgekeurd dienen te worden. Dit betreft een ad-hoc commissie. In 2024 is de investeringscommissie tweemaal bij elkaar geweest. Vanzelfsprekend zijn de grotere investeringen besproken. Belangrijke business cases werden in de investeringscommissie behandeld. Zo is veel aandacht besteed aan (de businesscase van) de introductie van zogenaamde slimme watermeters. Daarnaast zijn de projecten “Actief kool bij zuiveringsstation De Steeg” en “Winveld Rodenhuis” besproken. Verder is stilgestaan bij de verdere professionalisering van de organisatie van projecten. Dit is van belang nu de investeringsportefeuille van Oasen de komende jaren fors zal stijgen.
Werkzaamheden van de selectiecommissie
De selectiecommissie zorgt ervoor dat het vervullen van de vacatures binnen de RvC en binnen de statutaire directie goed wordt voorbereid. Dit betreft een ad-hoc commissie. De selectiecommissie wordt benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) en bestaat uit vijf leden: drie vanuit de AvA en twee vanuit de RvC. Daarnaast woont de directie de bijeenkomsten van de selectiecommissie bij als adviseur indien het een vacature betreft binnen de RvC.
De selectiecommissie heeft zowel werkzaamheden verricht in verband met de benoeming van een nieuwe directeur-bestuurder, als in verband met een nieuw lid van de RvC.
Werving directeur-bestuurder
Per 1 februari 2024 heeft de voormalige directeur-bestuurder Walter van der Meer op eigen verzoek afscheid genomen van Oasen. Totdat er een nieuwe directeur-bestuurder benoemd kon worden, heeft de RvC mevrouw Wendy van Hamburg-Cornelisse (sectormanager Realisatie & Onderhoud) en de heer Ronald Both (sectormanager Finance & Operations) gezamenlijk benoemd als a.i. directeur tot de datum waarop de nieuwe directeur/bestuurder zou aantreden.
Op basis van een door de RvC vastgesteld profiel, en bijgestaan door bureau Ebbinge, is de eerder door de AvA ingestelde selectiecommissie op zoek gegaan naar een nieuwe directeur-bestuurder. Deze is gevonden in de persoon van Arjan Driesprong. De heer Driesprong is op voordracht van de RvC in de bijzondere AvA van 15 april 2024 benoemd, en is gestart per 1 juni 2024.
Werving lid RvC
De werkzaamheden van de selectiecommissie voor een nieuw lid van de RvC hield verband met het aflopen van de tweede zittingstermijn van commissaris de heer John Koster per 1 januari 2025. Gezocht werd een lid met de portefeuille: Imago/Public Relations/Public Affairs, Relatiemanagement, Klantenmanagement, Communicatie, alsmede Financieel economische aspecten.
De RvC heeft op positief advies van de selectiecommissie de benoeming van de heer Mohamed el Achkar voorgedragen aan de AvA van 26 november, alwaar hij is benoemd voor de zittingsperiode van 1 januari 2025 tot 1 januari 2029.
Onafhankelijkheid van commissarissen
De statuten en het reglement van de RvC bevatten bepalingen over de onafhankelijkheid van de commissarissen.
De RvC is zo samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Naar het oordeel van de RvC is voldaan aan de eisen van onafhankelijkheid in de zin van de Nederlandse Corporate Governance Code. De nevenfuncties van de leden van de RvC worden gepubliceerd in het jaarverslag, maar ook op de site van Oasen actueel gehouden.
Advies jaarrekening over het boekjaar 2024
De RvC biedt het jaarverslag aan, inclusief de jaarrekening over 2024. De RvC heeft kennisgenomen van het verslag van de directie over het boekjaar 2024 en heeft de jaarrekening over 2024 goedgekeurd. De jaarrekening is door BDO Audit & Assurance B.V. gecontroleerd en van een goedkeurende controleverklaring voorzien. De commissarissen hebben de aandeelhouders geadviseerd de jaarrekening vast te stellen en het volledige resultaat van € 7.891.960 te voegen aan de algemene reserve. De AvA heeft besloten om voor het jaar 2024 decharge te verlenen aan de bestuurder voor het gevoerde beleid en aan de leden van de RvC voor het uitgeoefende toezicht.
Waardering
De RvC spreekt zijn dank uit aan alle medewerkers, management, ondernemingsraad en de bestuurder voor hun inzet in 2024. In het bijzonder spreekt de RvC zijn waardering uit voor de betrokkenheid en vastberadenheid van iedereen ten aanzien van de toekomstbestendigheid van de drinkwaterlevering, zodat de levering en kwaliteit van het drinkwater gegarandeerd blijft. Daarnaast bedanken wij onze aandeelhouders voor hun betrokkenheid en actieve deelname aan de algemene vergaderingen en het gestelde vertrouwen in Oasen, met name ten aanzien van de investeringen die nodig zijn voor de toekomst.
Gouda, 24 april 2025
