Corporate Governance

Inleiding

Oasen is een structuurvennootschap. De aandelen zijn voor 100% in handen van de 21 gemeenten in het distributiegebied van Oasen. Oasen heeft een two-tier bestuursstructuur en wordt bestuurd door de directeur-bestuurder.

Directeur-bestuurder en managementteam

Oasen wordt bestuurd door de directeur-bestuurder. Het managementteam (MT) bestaat uit de directeur-bestuurder en de volgende sectormanagers: Assetmanagement & Technologie, Realisatie & Onderhoud, Klant & Bedrijfsvoering en Finance & Operations. Op 1 februari 2025 is de sector Mens & Organisatie komen te vervallen. Halverwege 2025 vertrok de sectormanager Finance en Operations en werd opgevolgd door een nieuwe sectormanager (CFO).

Ieder MT-lid heeft deskundigheid en/of ervaring op het terrein van zijn sector. Het MT is geen besluitvormend orgaan. Wel is het nauw betrokken bij de besluitvorming door de directeur-bestuurder. Het MT denkt mee met en adviseert de directeur-bestuurder. Afhankelijk van de onderwerpen op de agenda van de RvC zijn één of meer sectormanagers in de vergadering van de RvC als gast aanwezig.

Raad van commissarissen

De RvC houdt toezicht op het beleid van de directeur-bestuurder en volgt kritisch het gevoerde bestuur en de algemene gang van zaken binnen Oasen. Als de RvC dat nodig vindt of als de directeur-bestuurder daaraan behoefte heeft, treedt de RvC ook op als adviseur. Iedere commissaris bezit specifieke deskundigheid van en heeft ervaring op de verschillende onderdelen van het ondernemingsbeleid. Deze deskundigheid staat omschreven in de profielschets van de commissarissen, te vinden op Oasen.nl. Bij de samenstelling en het werk van de RvC is een onafhankelijke blik en kritische houding ten opzichte van elkaar, de directeur-bestuurder en de ondernemingsbelangen het uitgangspunt.

Voordrachtcommissaris

Voor een derde van het aantal leden van de RvC heeft de ondernemingsraad (OR) het recht een commissaris voor te dragen. Omdat Oasen vijf commissarissen heeft, heeft één commissaris op voordracht van de OR-zitting in de RvC. Deze zogeheten voordrachtcommissaris woont minimaal tweemaal per jaar de overlegvergadering met de OR bij, tezamen met de voorzitter of een ander lid uit de RvC. Daarnaast heeft hij nog een aantal aparte overleggen met de OR.

Ondernemingsraad

De OR komt op voor de belangen van de medewerkers en de organisatie. De OR mag meedenken over bedrijfseconomische en sociale onderwerpen. De OR kan door advisering of instemming invloed hebben op de bedrijfsvoering. Zo kan deze raad een bijdrage leveren aan het goed functioneren van het bedrijf.

Aandeelhouders

Het maatschappelijke kapitaal van de vennootschap bedraagt € 1.137.500 en is verdeeld in 2.500 aandelen, elk nominaal groot € 455. Oasen is een maatschappelijk drinkwaterbedrijf met een belangrijke publieke taak, namelijk het zorgen voor schoon en veilig drinkwater en voor de duurzame veiligstelling van de openbare drinkwatervoorziening conform de wettelijke taak uit de Drinkwaterwet.

Deze rol zien wij terug in de relatie die wij met onze aandeelhouders hebben. Onze aandeelhouders zijn de gemeenten in ons voorzieningsgebied. Zij zien erop toe dat Oasen haar publieke taak goed en efficiënt uitvoert. Daarnaast worden in de algemene vergadering van aandeelhouders de tarieven en de bij de levering van drinkwater gehanteerde voorwaarden goedgekeurd. Op Oasen.nl staat het beleid voor bilaterale contacten met aandeelhouders.

Externe accountant

BDO levert de externe accountant van Oasen, die is benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De externe accountant is jaarlijks aanwezig bij enkele vergaderingen van de auditcommissie en de RvC en bij de algemene vergadering van aandeelhouders waar de jaarrekening wordt vastgesteld. Omdat de overeenkomst met BDO medio 2026 afloopt, is een aanbestedingsprocedure gestart om een nieuwe overeenkomst te kunnen sluiten voor de accountantsdiensten.

Corporate governance code

De Nederlandse corporate governance code (de Code) richt zich op de governance van beursgenoteerde vennootschappen en geeft een richtsnoer voor effectieve samenwerking en bestuur. Het doel van de Code is het met of in relatie tot wet- en regelgeving bewerkstelligen van een deugdelijk en transparant stelsel van checks and balances binnen Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en het daartoe reguleren van de verhoudingen tussen de diverse organen. Oasen onderschrijft de Code en hanteert als één van haar kernwaarden transparantie, zowel naar haar externe stakeholders en aandeelhouders als naar de RvC.

Op enkele onderdelen wijkt Oasen af van de Code:

Principe 1.3 Interne auditfunctie

Vanwege de aard en beperkte omvang van de vennootschap heeft Oasen geen onafhankelijke interne auditfunctie die rechtstreeks rapporteert aan de RvC. Wel worden regelmatig interne audits uitgevoerd door de adviseurs kwaliteitsmanagement, volgens een vooraf opgesteld auditplan. Daarnaast heeft de vennootschap een adviseur risicomanagement, die ieder kwartaal rapporteert over de uitvoering van het risicomanagementbeleid en jaarlijks de uitvoering van het risicomanagementbeleid evalueert. De resultaten van de audits en de risicorapportages worden door de directeur-bestuurder besproken met de auditcommissie. De auditcommissie brengt hierover verslag uit aan de RvC.

Best practice bepaling 1.6.3 Opdracht externe accountant

De directeur-bestuurder stemt rechtstreeks met de accountant de inhoud, reikwijdte, materialiteit en het honorarium af. De opdracht aan de accountant wordt ter kennisneming aan de RvC voorgelegd en niet door de RvC, op voordracht van de auditcommissie, vastgesteld. De bevindingen van de externe accountant en de uitkomsten van de controleonderzoeken worden besproken met de auditcommissie en in de vergaderingen met de voltallige RvC.

Best practice bepalingen 3.1.1 Beloningsbeleid en 3.4.1 Remuneratierapport

De beloning van de directeur-bestuurder en de commissarissen vindt plaats binnen de kaders van de Wet Normering Topinkomens (WNT). De verstrekte beloningen zijn gepubliceerd bij de toelichting op de winst- en verliesrekening in dit jaarverslag. Er is geen beloningsbeleid vastgesteld door de algemene vergadering van aandeelhouders en geen remuneratierapport opgesteld door de RvC.

Best practice bepalingen 2.1.5 en 2.1.6 Diversiteitsbeleid

De Code bepaalt dat de onderneming een diversiteitsbeleid moet hebben en over het D&I-beleid verantwoording aflegt. Oasen heeft dit nog niet. Wel wordt gewerkt aan een cultuur waarin iedereen zich gezien, gehoord en gerespecteerd voelt. Het is onze ambitie om dit thema de komende jaren verder uit te werken en te verankeren in beleid.

Enkele punten uit de Code zijn niet van toepassing op Oasen:

• Oasen dient een publiek belang en de aandeelhouders zijn publiekrechtelijke rechtspersonen (gemeenten). Omdat er geen volledige overname van zeggenschap van de vennootschap plaats zal kunnen vinden, hoeven geen beschermingsmaatregelen te worden genomen en is best practice bepaling 4.2.6 niet van toepassing.

• Oasen is geen institutionele belegger. Daarom zijn de best practice bepalingen 4.3.5 en 4.3.6 niet van toepassing.

• Oasen heeft een two-tier bestuursstructuur. Daarom is hoofdstuk 5 over de one-tier bestuursstructuur niet van toepassing.

• Aandelen van Oasen worden niet gecertificeerd. Daarom is principe 4.5 met de bijbehorende best practice bepalingen niet van toepassing.